Privacyreglement NVBS

A. Begripsbepaling

Leden

De leden van de Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in het Spoor- en Tramwegwezen (NVBS).

Niet-leden

Personen die hun gegevens beschikbaar hebben gesteld aan de NVBS.

Registratie

De door vereniging NVBS gevoerde geautomatiseerde administratie van de persoonsgegevens met betrekking tot de leden, en de deeladministraties waarin ook niet-leden zijn opgenomen.

Houder

Het Hoofdbestuur van de NVBS.

Geregistreerde

De persoon wiens gegevens in de registratie zijn opgenomen.

Beheerder

De Penningmeester van de NVBS.

B. Doel van de registratie

Het doel van de registratie is zesvoudig:

Informatieverstrekking aan de leden over de producten en diensten van de NVBS
Het toezenden van (digitale) publicaties van de NVBS
Het innen van contributies
Het oproepen van de leden voor landelijke en lokale ledenvergaderingen
Het vaststellen van het stemrecht van de leden (zie statuten)
Het controleren van het lidmaatschap bij ledenvoordeel of deelname aan evenementen

De gegevens mogen niet verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met bovenstaande doelen van registratie.

C. Beheer van de registratie

De beheerder geeft een of meerdere personen de bevoegdheid de registratie, of delen ervan, uit te voeren. Uitsluitend de beheerder en de geautoriseerde personen hebben toegang tot de registratie en kunnen daarin wijzigingen aanbrengen.

De beheerder kan (delen van) de administratie beschikbaar stellen aan de secretaris van een afdeling of een ander onderdeel van de NVBS.

De afdelingen en onderdelen van de NVBS zijn gehouden aan hetzelfde privacyreglement als de Ledenadministratie.

D. Grondslagen van de registratie

1. De geregistreerde persoon stelt zijn of haar gegevens vrijwillig ter beschikking van de NVBS. De NVBS informeert de leden over de doelen van de verwerking van de persoonsgegevens. Geregistreerde personen kunnen toestemming voor de verwerking te allen tijde intrekken.

2. De NVBS heeft een gerechtvaardigd belang voor persoonsregistratie: de leden zijn het belangrijkste bestaansrecht van de NVBS.

E. Aard van de gegevens

De volgende gegevens t.b.v. lidmaatschap worden geregistreerd uit eigen opgave van de geregistreerde:

Naam, voornaam of -letters en roepnaam
Geslacht
Geboortedatum
E-mailadres(sen)
Adresgegevens (straat, postcode, woonplaats, land)

Daarnaast worden de volgende gegevens geregistreerd:

Lidnummer
Inschrijfdatum
Uitschrijfdatum
Overlijdensdatum
Betaling van contributie over de wettelijke periode van 7 jaar
De wijze van betalen
Indeling in de afdelingen van de NVBS
Deelname aan activiteiten en evenementen
Bestuurlijke functies binnen, of in naam van de NVBS
Abonnementen op tijdschriften, nieuwsbrieven en/of mailings

De geregistreerde wordt hiervan op verzoek in kennis gesteld.

Van deelnemers aan reizen van de Stichting NVBS Excursies kunnen aanvullende gegevens worden vastgelegd die noodzakelijk zijn voor het organiseren van een reis.

F. Gebruik van gegevens

Ieder onderdeel van NVBS dat door het Hoofdbestuur is erkend kan gegevens van leden krijgen, mits dit onderdeel aantoont dat het deze gegevens nodig heeft voor een eigen deeladministratie ten behoeve van doelen als genoemd onder B.
Uitsluitend de uitgevers of drukkers van de periodieken waarvan het abonneebestand is opgenomen in de registratie, kunnen gegevens over abonnementen daarvan ter beschikking krijgen. Hiertoe is met deze partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten.
De persoonsgegevens mogen uitsluitend voor eigen marketing worden gebruikt wanneer het doel van de marketing niet onverenigbaar is met het doel waarmee NVBS de gegevens heeft geregistreerd. De betrokkenen moeten gewezen worden op het recht van verzet indien zij wensen af te zien van deze marketinguitingen.

G. Rechten van de geregistreerde

Iedere geregistreerde kan op verzoek inzage worden verleend in zijn/haar volledige gegevens. Een deel van de vastgelegde gegevens is voor leden via een webapplicatie inzichtelijk en aanpasbaar.
Iedere geregistreerde heeft het recht onjuistheden te (laten) corrigeren in zijn/haar gegevens.
Bij opzegging van het lidmaatschap zullen de gegevens van leden worden vernietigd. Daarnaast zullen na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn de hiervoor in aanmerking komende registraties worden vernietigd.
De geregistreerde heeft recht op verzet tegen gebruik van zijn/haar gegevens voor de eigen marketingdoeleinden van de NVBS.
Wanneer een geregistreerde van mening is dat hij/zij geen toestemming heeft verleend voor opname van bepaalde indirect verworven gegevens, kan geregistreerde schriftelijk vernietiging van bedoelde gegevens eisen bij het Hoofdbestuur.
De op deze wijze aangevochten gegevens mogen, hangende de beslissing van het Hoofdbestuur, niet worden gebruikt.

H. Opslag van gegevens

De geregistreerde gegevens worden opgeslagen in een database met beperkte en beveiligde toegang.
De database wordt binnen Nederland bewaard bij een Nederlandse hostingprovider en valt daarmee onder de Nederlandse wettelijke bepalingen. Met de hostingprovider wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.
De database is eigendom van de NVBS en kan niet door derden worden gebruikt of benaderd.
De hostingprovider zal de gegevens niet voor eigen gebruik aanwenden, of aan derden beschikbaar stellen.

I. Conflictsituaties

Artikel 64 van de statuten van de NVBS voorziet in een Geschillencommissie.

_{De tekst van dit reglement is voor het laatst aangepast op 17 december 2021.}